こんにちは、yuです。
社会人の時、上司への報告や他部署との打ち合わせではパワーポイントを多用していました。
毎日のように見づらさなどを上司に指摘され続け、自分では進歩した自覚は全くありませんでした。
しかし再受験で医学部に入学してとある講義の一環でチュートリアル形式で教授に自分が調べたことを報告する機会があった際、お世辞だと思いますが教授が「代わりに講義する？」とまで仰って頂けましたことから多少パワーポイント作成時に意識していることを記事にしてみたいと思います。
目次を入れる
これは基本的なことですが自分が今から何を発表、報告しようとしているのかを最初に提示する必要があります。
また何よりもこれにより相手に全体像を理解してもらうことができます。
全体像が理解できていないと話の流れもわからず、説得力に欠ける資料となってしまいます。
ひとつのスライドにはひとつの言いたいこと
私が振り返ってみてなかなか実践できていなかったのがこのことです。
1回のプレゼンテーションでできるだけたくさんの情報を聞き手に提供したいがためについつい多くのことをひとつのスライドに盛り込んでしまいがちですが聞き手としては一度に多くの情報を送り込まれるとなかなか理解できません。
私がこのことを実践するために意識付けしていたこととしてはスライドにはしっかりとそのスライドで言いたいことをタイトルとして表記することです。
タイトルがあれば必然的にその内容を説明するようになり、聴き手としても何の説明なのか分かりやすくなります。
言いたいことは一目見て分かるようにする
上司は忙しく、なかなか長時間の会議時間を確保するのは難しかったです。
そのためできるだけ短時間で理解してもらうように一目見て言いたいとことを分かるように工夫していました。
一目見て分かるようにするために最も簡単なことは図を使うことです。
電力業界でもCMで電力の見える化などといった謳い文句で「見えること＝わかりやすいこと」であることをうまく利用しています。
また単純に図を使うだけでなく、グラフを使う場合などはどの領域・量であればよい状態であるのかといったことも一目見て分かるようにグラフ中に基準も入れるようにしていました。そうすれば実験値や理論値など算出された値が良い値であるのか悪い値であるのかが一目見て分かることができます。領域で示す場合にはその範囲の色を変えるのもよく使いました。
グラフを作成した場合、ついついそれで満足してしまいますがあと一工夫がより大きな効果を発揮してくれますのでおすすめです。
また数値では表現できない場合は候補と項目の星取表を作成することでどの候補が最善なのかを一目見て分かるようにしていました。
自分の持ち時間を守る
打ち合わせは当然限られた時間の中でします。また発表も自分の時間が割り振られているのでその時間内ですることが求められています。
このことは当然と言えば当然なのですが意外と難しいです。説得力のあるパワーポイントを作成しようとするとついついスライドの枚数が多くなってしまうからです。
例えば工学部の学生で発表用のパワーポイントを作成するとき。
・必要とされる技術の背景・目的。
・技術の理論的な話。
・実験内容の説明。
・実験結果。
・考察。
・今後の予定。
上記のような内容のスライドを作成することが考えられます。これらをすべて丁寧に説明すると、とんでもないスライドの枚数になり半端ない時間がかかってしまいます。
時間が長くなると聞き手も疲れてしまう上、説明量が多いことから結局何が言いたいのかもわからなくなってしまい良くありません。
その為、短いと感じることが多いですが結局設定されている時間が理解してもらうためにもベストな時間です。
時間内に終わらせるためには内容に強弱をつけると良いです。
上記の例でいうと実験内容・考察当たりをしっかり説明し、その他は説得力を増すための流れを作る程度にするといった感じです。もし説明を省略しすぎてしまった場合には質疑で説明できるぐらいに補足として用意しておくとよいです。
また例え内容が良いものであったとしても時間を守らなければ聴き手からは良い印象が得られません。厳しい人であれば時間を迎えた時点で打ち切る人もいます。
そのため「時間を守る＝マナーを守る」といったぐらいに当たり前に感じれるぐらいにしておくと良いと思います。
まとめ
作成時に意識していることを簡単にまとめましたがフォントをそろえる、文字は大きいサイズを使用するといったことも当たり前ですが行っています。
パワーポイント作成時にはついつい説明が過多でスライドの枚数や文字が多くなったりしてしまいがちです。
しかしパワーポイントが説明をするためのツールに過ぎません。
自分が客観的に見て分かりやすい・見やすいといったことを意識して作成するとより良いものになると思います。
